CODUL DE CONDUITA SI ETICA  

AL  

S.C. FIRST TEAM LOGISTIC S.R.L. 

Misiunea companiei S.C. FIRST TEAM LOGISTIC S.R.L. 

Misiunea FIRST TEAM LOGISTIC S.R.L. este aceea este de a castiga si mentine increderea clientilor sai prin furnizarea de servicii de transport intern si international, casa de expeditii si de logistica marfuri care sa satisfaca cerintele specificate. 

Obiectivul major al societatii este mentinerea unui cadru organizatoric adecvat pe care dorim sa-l atingem fara a ne abate de la respectarea valorilor companiei noastre. 

I Introducere – Scopul Codului de Etica 

Prezentul Cod de Conduita si Etica defineste idealurile, valorile, principiile si normele morale pe care angajatii si colaboratorii First Team Logistic consimt sa le respecte şi sa la aplice in activitatea desfasurata in cadrul societatii. Implementarea Codului de Etica in cadrul companiei este utila pentru promovarea unei conduite profesionale etice, si evitarea aparitiei unor situatii care ar putea afecta reputatia companiei.  

Codul de Conduita si Etica prezinta valorile fundamentale pe care trebuie sa ni le insusim si sa le respectam. Este necesar sa ne asiguram ca activitatile zilnice desfasurate in cadrul societatii, convingerile noastre concorda cu valorile companiei, cu obiectivele acesteia.  

Acest Cod nu contine raspunsuri la toate problemele care ne preocupa in domeniu sau care pot aparea. Vom rezolva dilemele etice prin aplicare principiilor trasate de prezentul Cod si prin judecarea corecta si obiectiva a situatiilor de fapt.  

Existenta unui Cod de Conduita si Etica protejeaza compania si salariatii onesti de comportamente necinstite sau oportuniste, intrucat persoanele care nu adera la valorile companiei si incalca prevederile Codului de Conduita si Etica nu sunt bine venite in cadrul acesteia.   

II Aplicarea Codului de Conduita si Etica  

Codul de Conduita si Etica se aplica tuturor angajatilor societatii, indiferent de functia ocupata de catre acestia. Fiecare angajat trebuie sa cunoasca si sa actioneze in conformitate cu prevederile acestui Cod. 

Managerii trebuie sa fie modelul de comportament etic care sa inspire angajatii la aderarea si respectarea valorilor si a Codului de Conduita si Etica. 

III Linia de Etica  

Pentru orice intrebari, probleme cu conotatii etice, informatii, nelamuriri  legate de prezentul Cod puteti contacta ofiterul de Etica la numarul de telefon: 021.461.09.61, de luni pana vineri, intre orele 9:00 – 17:00 sau pe e-mail: office@ft-logistic.ro

IV Valorile fundamentale ale companiei First Team Logistic S.R.L.   

VALORILE MORALE 

Integritatea – suntem un colectiv cu o conduita onesta. 

Loialitatea – suntem devotati companiei si clientilor nostri in scopul indeplinirii obiectivelor asumate, atat in nume personal, cat si in numele companiei.   

Responsabilitatea – ne asumam responsabilitatea pentru activitatile intreprinse de noi si suntem gata sa suportam consecintele acestora.  

Respectul legii – respectam prevederile legale si nu ne abatem de la acestea. Incalcarea legii este nepermisa.  

Echitate – atat angajatii societatii, cat si clientii sunt  tratati impartial, corect si echitabil.  

VALORILE PROFESIONALE  

Satisfactia clientilor – folosim toate resursele pentru atingerea unui standard ridicat de calitate a serviciilor prestate, pentru satisfacerea cerintelor clientilor si castigarea loialitatii acestora.  

Experienta si competenta – ne bazam pe o buna judecata profesionala asigurata de experienta si valoarea angajatilor nostri.  

Traditie – am dobandit traditie pentru ca noi credem in continuitatea valorilor noastre.  

Spirit de echipa – comunicam, conlucram si reusim impreuna. 

V Norme de Conduita in cadrul societatii  

5.1 Utilizarea proprietatilor si a resurselor societatii 

Bunurile si resursele apartinand societatii trebuie utilizate in vederea indeplinirii obiectivelor companiei, exclusiv de catre personalul desemnat pentru aceasta, cu responsabilitate si eficienta. 

Proprietatile si resursele societatii nu pot fi folosite in interesul personal al angajatilor fara acordul managementului societatii. Utilizarea activelor companiei in interes personal fara aprobare sau instrainarea acestora reprezinta abateri grave care atrag sanctiuni disciplinare, administrative sau penale, dupa caz. 

Bunurile si resursele companiei nu pot fi folosite in niciun caz in scopuri ilegale. 

5.2 Solicitarea, oferirea si acceptarea unor avantaje. 

Politica societatii este de a nu permite angajatilor sa solicite sau sa accepte avantaje, bunuri sau servicii de la clienti, furnizori sau orice alte persoane cu care intra in contact ca urmare a indeplinirii sarcinilor de serviciu. 

Solicitarea sau acceptarea unor avantaje de catre un angajat ca urmare a functiei detinute sau atributiilor sale la locul de munca, reprezinta in sine o infractiune. Conducerea firmei va depune eforturi pentru a descoperi si a sesiza organelor in drept orice incalcare a legii. Chiar daca fapta nu intruneste toate caracteristicile unei infractiuni, reprezinta totusi o incalcare grava a normelor de conduita si va fi sanctionata. 

Politica societatii este de a nu tolera nicio forma de mita sau coruptie. Nu acceptam si nu acordam niciun avantaj necorespunzator de orice fel (stimulente), indiferent daca persoana care ofera sau solicita un astfel de avantaj lucreaza in sectorul public sau cel privat. 

Angajatii nu trebuie sa ofere in numele societatii lucruri de valoare unor functionari publici, clienti, parteneri de afaceri.   

5.3 Conduita angajatilor 

Toate activitatile din cadrul companiei trebuie sa fie prestate intr-un mod profesional si in conformitate cu prezentul Cod, procedurile interne ale societatii si prevederile legale in vigoare.  

Angajatii trebuie sa se comporte intr-un mod civilizat, sa manifeste respect in relatiile  cu  superiorii,  colegii,  subordonatii  cat  si cu clientii societatii, in vederea desfasurarii activitatilor zilnice intr-un climat favorabil.  

Nu sunt tolerate  abuzurile, amenintarile, intimidarea sau hartuirea fizica sau verbala. 

Atunci cand exista o divergenta de opinii, o disensiune intre 2 sau mai multi angajati ai companiei, pentru a nu degenera situatia intr-un conflict, este indicat ca persoanele respective sa dea dovada de maturitate, sa discute deschis, sa analizeze problema, sa-i determine cauzele si sa gaseasca impreuna o modalitate de solutionare a acesteia. Principala premisa de la care pornim este aceea ca fundamental avem aceleasi obiective si ca trebuie sa gasim impreuna caile, resursele sau formele prin care le putem atinge. 

In cazul in care persoanele implicate nu gasesc o cale amiabila de rezolvare, sau doresc o opinie impartiala cu privire la respectiva problema se vor adresa ofiterului de Etica al companiei. Este bine ca orice problema apare in relatiile de serviciu intre angajati sa fie analizata si rezolvata cu calm si seriozitate, in scopul prevenirii situatiilor tensionate la locul de munca. In solutionarea problemelor trebuie sa avem o atitudine deschisa, matura, sa fim capabili sa ne evaluam pe noi insine si sa ne asumam propriile erori. 

Angajatii vor evita prin propriul comportament, atat in timpul serviciului, cat si in afara orelor de program, sa aduca prejudicii imaginii companiei. Un comportament in afara orelor de program care afecteaza performantele in serviciu ale angajatului este inacceptabil. 

5.4 Responsabilitatea conducerii societatii  

Conducerea First Team Logistic trebuie sa respecte valorile si politicile companiei si sa coordoneze activitatea societatii in conformitate cu acestea.   

Managerii trebuie sa fie model de comportament etic si sa promoveze un climat organizational in care valorile, politicile si standardele de Etica ale companiei sa fie cunoscute si respectate. 

In cadrul societatii canalele de comunicare sunt deschise, atat dinspre management catre angajati, cat si dinspre angajati catre management, comunicarea fiind bazata pe incredere si respect reciproc intre angajatii societatii de la toate nivelurile ierarhice. 

5.5 Practici privind angajarea si angajatii 

First Team Logistic respecta legislatia muncii, utilizeaza practici corecte la angajare, incluzand şi interzicerea oricaror forme de discriminare de orice fel. Societatea ofera un tratament corect, tuturor angajatilor sai si asigura acestora suport pentru imbunatatirea pregatirii profesionale. 

First Team Logistic asigura un mediu propice lucrului in echipa si promoveaza valorile. 

Remunerarea  muncii  se face in  raport  cu  specificul  locului de munca si depinde de performantele  individuale ale  angajatului, dar si de performanta  generala a societatii. 

Deciziile cu privire la angajare, promovare se iau exclusiv in avantajul  societatii, pe baza pregatirii profesionale, realizarilor, conduitei individuale, cu respectarea legislatiei in vigoare. 

Societatea respecta confidentialitatea datelor personale ale angajatilor si ale salariilor acestora. Este interzisa dezvaluirea datelor referitoare la angajati unei persoane care nu are nevoie de acestea pentru derularea activitatii profesionale, sau unei institutii care nu are autoritatea necesara sau consimtamantul acestora. 

Angajatii societatii nu pot fi obligati sa incalce legea, valorile, politicile firmei sau prezentul Cod de Conduita si Etica. 

5.6 Confidentialitatea  informatiilor 

Se considera a fi confidentiale datele si informatiile care nu sunt publice, cum ar fi: informatiile privilegiate, datele si informatiile provenite de la clienti, datele referitoare la activitatile societatii, datele financiare ale societatii, informatii privind datele personale ale angajatilor si orice alte informatii care sunt utile societatii si a caror cunoastere ar aduce avantaje unor terti (clienti, concurenti, etc) sau care ar putea aduce prejudicii societatii si partenerilor ei de afaceri. 

Informatiile confidentiale sunt proprietatea companiei si nu pot fi divulgate persoanelor din afara companiei. Salariatilor care au acces la informatii confidentiale, le este interzis sa permita accesul persoanelor din afara companiei la orice date sau materiale care nu sunt destinate pentru uz public, fara a avea acordul managementului. 

Este interzisa utilizarea informatiilor confidentiale de catre angajatii societatii care au luat cunostiinta despre acestea, in interes personal, direct sau indirect. Informatiile detinute ca urmare a desfasurarii sarcinilor de serviciu se vor utiliza de catre angajatii societatii numai in scopul indeplinirii acestora. 

In scopul asigurarii confidentialitatii informatiilor stocate, a fişierelor şi bazelor de date sunt alocate parole si coduri de acces personale pentru salariatii societatii care utilizeaza bazele de date si pentru personalul din conducere, care asigura confidentialitatea informatiilor.   

Multiplicarea/copierea unor documente/fisiere care contin date confidentiale se efectueaza de catre angajatii care au acces la aceste informatii numai in scopul desfasurarii activitatii curente sau la solicitarea expresa a autoritatilor abilitate. 

Angajatii nu vor lasa nesupravegheate, pe birou documente sau alte date si informatii confidentiale. Compania realizeaza periodic teste privind respectarea politicii “biroului curat”. 

Primirea clientilor si partenerilor de afaceri se face in spatii special amenajate, care nu permit accesul la posturile de lucru unde sunt utilizate informatii confidentiale. 

Persoanele din afara entitatii, vor fi insotite pe intreaga durata a vizitei de catre un salariat care are obligatia de a nu permite vizitatorului sa ajunga in locuri in care se afla informatii confidentiale. 

5.7 Conflictul de interese 

Conflictul de interese intervine atunci cand persoana care exercita o functie de autoritate ar putea fi influentata in adoptarea unei decizii personale sau in indeplinirea cu obiectivitate a atributiilor ce ii revin, de un interes material personal, direct sau indirect.  

Un interes material este considerat personal, daca se refera la averea, afacerea sau interesele afiliatilor persoanei care detine autoritatea (prin afiliati intelegem sotul/sotia, rudele şi afinii pana la gradul al IV-lea inclusiv). 

Interesul material reprezinta castigul potential pe care il poate avea o persoana. 

Conflictul de interese poate interveni in situatia in care persoana cu autoritate: 

a) este parte a unui contract cu societatea, altul decat contractul de munca fara autorizarea managementului companiei; 

b) colaboreaza in interes personal cu partenerii de afaceri ai societatii: clienti, proprietari, furnizori; 

c) se angajeaza concomitent ori colaboreaza in interes personal, direct sau prin prepusi, in domeniu in care activeaza societatea; 

d) imprumuta de la, sau da cu imprumut bani la, persoane/organizatii cu care societatea are legaturi de afaceri, cu exceptia creditelor bancare; 

e) ofera consultanta unor terti pe domeniul in care lucreaza pentru societate in interes personal si fara autorizarea managementului companiei; 

f) coordoneaza direct sau indirect un membru al familiei; 

g) are un interes material cu o persoana care este parte intr-una dintre situatiile de mai sus. 

Orice persoana care are ori crede ca ar putea avea un conflict de interese va informa in scris ofiterul de Etica al societatii, in legatura cu natura şi intinderea interesului sau relatiei sale materiale. 

Persoana care are un interes material personal intr-o problema nu va participa direct sau prin reprezentanti la dezbaterile asupra problemei in care are un conflict de interese şi se va abtine de la a participa sau de a influenta decizia privind aceasta situatie. 

Angajatii societatii trebuie sa respecte politica privind conflictul de interese. 

5.8 Relatiile cu clientii 

First Team Logistic isi bazeaza relatiile cu clientii pe practici legale, eficiente si corecte. 

Construim relatii pe termen lung cu clientii demonstrandu-ne valoarea si integritatea. 

Salariatilor le este interzis sa trateze clientii in mod preferential, favorizandu-i pe unii in detrimentul celorlalti, pe criterii de prietenie, simpatie, etc. Acestia trebuie sa acorde tratament egal tuturor clientilor si sa respecte regulile cu strictete. 

In mod obisnuit, clientii vin la sediul societatii sau la sediile secundare. Este permis ca agentul sa se deplaseze la sediul clientului sau sa se intalneasca informal in oras cu clientul si sa consolideze relatia cu clientul pe baza de reciprocitate. Fiecare intalnire va fi urmata de un raport care sa asigure trasabilitatea in relatia cu clientul. Ca urmare a  acestor intalniri, salariatul nu trebuie sa aiba un comportament care sa ii afecteze impartialitatea si sa il favorizeze pe clientul respectiv.  

In relatiile cu clientii, salariatii First Team Logistic trebuie sa dea dovada de tact si profesionalism.  

Angajatii societatii vor actiona in confomitate cu prevederile prezentului Cod si ale legislatiei in vigoare in relatiile cu clientii si nu vor incerca sa obtina avantaje prin utilizarea informatiilor confidentiale de care iau cunostiinta. 

Angajatii vor promova valorile si Codul de Conduita si Etica al First Team Logistic in relatiile cu clientii, invocand ori de cate ori este nevoie prevederile Codului de Conduita si Etica si standardele profesionale ale companiei. 

In cazul in care salariatul primeste de la client reclamatii in legatura cu activitatea sa, acesta este obligat sa aduca la cunostiinta reprezentantului Compartimentului de Etica respectiva reclamatie. 

5.9 Relatiile cu partenerii de afaceri 

First Team Logistic isi deruleaza relatiile contractuale utilizand practicile de afaceri oneste si legale. 

First Team Logistic promoveaza concurenta deschisa si cinstita. 

Respectam intotdeauna drepturile partenerilor de afaceri, competitorilor si sa-i tratam intr-un mod corect.  

Este interzisa obtinerea unui avantaj prin intermediul manipularii, tainuirii, abuzului de informatii privilegiate. 

Este interzisa prezentarea incompleta a unor fapte materiale sau orice alta practica incorecta de afaceri. 

5.10 Relatiile in raport cu comunitatea  

First Team Logistic poate sprijini activitatile locale de interes general in limita posibilitatilor. 

Sponsorizarile si donatiile se aproba de catre conducerea societatii in limita sumelor prevazute in bugetul de venituri si cheltuieli.  

Angajatii pot face parte din formatiuni politice care nu sunt ilegale, in conditiile in care activitatile lor politice nu le afecteaza performanta profesionala si nu fac propaganda la locul de munca. 

VI Prevenirea spalarii banilor si a finantarii actelor de terorism 

Spalarea de bani este fatala oricarei afaceri care presupune prestarea de servicii si credibilitate internationala.  

Angajatii societatii au datoria sa fie la curent cu prevederile legale si cu normele interne referitoare la prevenirea spalarii banilor precum si cu recomandarile Oficiului National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor. 

Salariatii din cadrul departamentului Contabilitate vor notifica in scris persoanei responsabile in relatia cu Oficiul pentru Prevenirea si Combaterea Spalarii Banilor din cadrul societatii urmatoarele situatii: 

1. Suspecteaza ca o tranzactie are ca scop spalarea banilor sau finantarea actelor de terorism. Persoana responsabila in relatia cu Oficiul pentru Prevenirea si Combaterea Spalarii Banilor va  evalua tranzactia şi o va raporta daca este cazul catre Oficiul  National de Prevenire şi Combatere a Spalarii Banilor şi CNVM, dupa informarea directorului executiv al societatii. 

2. Transferurile externe in şi din conturi pentru sume a caror limita minima este echivalentul in lei a 15.000 euro. Persoana responsabila in relatia cu Oficiul pentru Prevenirea si Combaterea Spalarii Banilor, trebuie sa raporteze aceste tranzactii in cel mult 24 de ore catre Oficiul National de Prevenire şi Combatere a Spalarii Banilor şi CNVM, dupa informarea directorului executive al societatiii.      

3. Daca se constata faptul ca o operatiune sau mai multe operatiuni care au fost efectuate in contul unui client prezinta indicii de anomalie pentru activitatea obişnuita a clientului şi cu situatia financiara cunoscuta de catre societate. 

Vigilenta permanenta este cea mai buna forma de a preveni asemenea operatiuni. 

Persoana responsabila in relatia cu Oficiul pentru Prevenirea si Combaterea Spalarii Banilor va sesiza de indata Oficiul, daca exista suspiciuni ca abaterile de la normalitate au ca scop spalarea banilor sau finantarea actelor de terorism.  

VII Respectarea normelor de conduita prevazute in Codul de Conduita si Etica 

Fiecare angajat First Team Logistic are datoria de a cunoaste si respecta Codul de Conduita si Etica al societatii. Orice probleme legate de impunerea si respectarea normelor de Conduita si Etica, inclusiv initiativele privind completarea si/sau modificarea normelor de Conduita si Etica cuprinse in prezentul Cod, vor fi prezentate ofiterului de Etica, care va analiza problemele si le va inainta managementului in scris, care le va analiza si va emite decizii. Angajatul care sesizeaza o astfel de problema va fi informat de ofiterul de Etica cu privire la modul de solutionare a sesizarii sale. In cazul in care exista o problema de interpretare si/sau de aplicare a Codului de Conduita si Etica angajatul va solicita lamuriri de la ofiterul de Etica al companiei.  

Societatea nu tolereaza actele ilegale, imorale. Incalcarea normelor de Conduita va fi sanctionata disciplinar, cu respectarea prevederilor Codului Muncii si ale Codului de Conduita si Etica. Nu se acorda sprijin angajatilor care au incalcat legea. Toate cazurile in care abaterile pot constitui caz penal vor fi raportate autoritatilor in drept. 

Este datoria oricarui angajat al societatii de a raporta in scris sefului ierarhic sau Directorului executiv si ofiterului de Etica atunci cand are informatii sau motive intemeiate care indica existenta unor cazuri de frauda sau a altor forme de incalcare a normelor de Conduita. Omisiunea de a informa ofiterul de Etica, atunci cand angajatul are cunostinta despre existenta unor asemenea situatii reprezinta o incalcare a normelor de Conduita, si va fi sanctionata, dupa caz. 

La randul sau, ofiterul de Etica va analiza cazul, va determina modul de actiune potrivit, incluzand coordonarea unei investigatii. In functie de circumstante, ofiterul de Etica poate intocmi mai departe rapoarte catre  manageri, consiliul de administratie, auditori interni. 

Orice angajat care prezinta cu buna credinta o problema legata de o posibila incalcare a legii, regulamentelor sau politicii societatii sau orice comportament suspect ca fiind ilegal sau neetic, va fi protejat impotriva oricaror tentative de sanctionare/represalii. 

Fiecare angajat trebuie sa se consulte cu ofiterul de Etica asupra oricaror probleme pe care le considera ca se incadreaza in sfera institutiei ofiterului de Etica. 

Cum semnalam o problema legata de incalcarea normelor de Conduita Etica  

Ideea prezentarii unei probleme care va preocupa nu consta in crearea de necazuri unui coleg, ci in protejarea dumneavoastra, a celorlalti colegi sau a companiei de pericolele potentiale. In cazul in care nu semnalati o problema cu implicatii pe linie de Etica, aceasta poate genera inrautatirea climatului de lucru, afectarea pozitiei companiei noastre, pierderea increderii in companie din partea clientilor, a actionarilor şi a autoritatilor. 

Daca aveti vreo intrebare sau preocupare legata de ceea ce reprezinta atitudine Etica sau daca aveti de semnalat un aspect legat de incalcarea normelor de Conduita Etica,  discutati imediat cu ofiterul de Etica al companiei.  

Daca nu sunteti sigur asupra conduitei pe care trebuie s-o adoptati intr-o anumita situatie, solicitati sa fiti indrumat inainte de a actiona. 

Puteti semnala problema ofiterului de Etica, verbal (direct sau prin telefon) sau in scris (prin adresa sau prin e-mail). Esential este sa prezentati situatia, sa puneti intrebari şi sa obtineti raspunsuri. Prezentati problema intr-o maniera deschisa, astfel incat aceasta sa poata fi rezolvata rapid, prevenindu-se astfel probleme mai grave. Daca este posibil, ofiterul de Etica se va pronunta pe loc asupra respectivei probleme, iar daca este o problema mai complexa care trebuie investigata, va efectua cercetarile necesare si va informa persoana care a semnalat problema asupra rezultatelor investigatiei. Identitatea persoanei care a semnalat problema va fi pastrata confidentiala, daca aceasta solicita. 

Intocmirea de rapoarte false este interzisa si va fi sanctionata. 

VIII DOMENII DE AFACERI SENSIBILE 

8.1 Drepturile omului  

First Team Logistic nu va finanta direct ori indirect nicio tranzactie, proiect sau parte, nu va presta servicii in care este implicata sau a fost implicata munca fortata (inclusiv munca obligatorie sau munca copiilor) sau:  

• incalcari ale Conventiei Europene privind Drepturile Omului; 

• incalcari ale obligatiilor impuse de legislatia in domeniul dreptului muncii si legislatia sociala stabilite de tara respectiva; 

• incalcari ale reglementarilor aplicabile emise de organizatii internationale, inclusiv dar fara limitare, Conventiile ONU corespunzatoare; 

• incalcari ale drepturilor populatiei locale sau native. 

First Team Logistic nu este implicat in afaceri in care produsele pot fi utilizate la eliminarea demonstratiilor, la tulburari politice sau alte incalcari ale dreptului omului. Acest lucru este valabil in special in tarile in care regimul politic este nesigur sau in care conflictele militare sau alte incalcari ale dreptului omului sunt de asteptat sau in curs de desfasurare.  

8.2 Mediul inconjurator  

Prestarea de servicii care pun mediul inconjurator in pericol cu efect de durata, ca de exemplu distrugerea padurii tropicale sau poluarea mediului si apelor, etc nu sunt in conformitate cu politica de afaceri a First Team Logistic.  

In luarea fiecarei decizii, angajatul implicat trebuie sa aiba in vedere potentialul risc reputational adus companiei care poate fi cauzat de orice serviciu care ar putea avea efecte adverse asupra mediului. Mai mult, trebuie sa ne asiguram ca partenerii de afaceri respecta:  

• prevederile legislatiei locale de protectie a mediului; 

• dispozitiile legislatiei UE pentru protectia mediului; 

• conventiile internationale referitoare la protectia mediului care sunt obligatorii. 

8.3 Energie atomica  

First Team Logistic nu participa la constructia de centrale nucleare si nu face afaceri cu centrale nucleare sau cu operatorii acestora. Experientele recente arata ca riscurile asociate cu centralele nucleare, atat pentru mediu cat si pentru fiintele umane, nu sunt in prezent gestionabile.  

8.4 Materiale de razboi  

First Team Logistic nu intra in afaceri cu armament sau alte echipamente militare (inclusiv echipamente utilizate la represiuni interne sau agresiuni impotriva unor tari straine) cu tari in care exista conflicte militare in desfasurare sau sunt preconizate tulburari politice.